Genau wie andere wissenschaftliche Bibliotheken muss sich auch die ULB an neue technologische, rechtliche und organisatorische Rahmenbedingungen anpassen. Hinzu kommen Veränderungen im Nutzerverhalten - unter anderem aufgrund der weiter voranschreitenden Digitalisierung. Diesen Wandel greift der vom Rektorat Ende 2015 angestoßene und unter Leitung des Prorektors für Studienqualität und Personalmanagement, Univ.-Prof. Dr. Stefan Süß, laufende Veränderungsprozess auf. Damit reagiert die Hochschulleitung planvoll und transparent auf aktuelle Entwicklungen, wobei betont werden soll, dass die landesbibliothekarischen Aufgaben der ULB an keiner Stelle zur Disposition stehen.
Begleitet wird der Veränderungsprozess von einer vom Rektorat eingesetzten Arbeitsgruppe ("Struktur-AG"), die sich mit den gegenwärtigen und künftigen Strukturen, Prozessen und Aufgaben der ULB befasst und die den Veränderungsprozess kontinuierlich unterstützt. Die Arbeitsgruppe ist aus Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der ULB, den Dekanen der Philosophischen und Mathematisch-Naturwissenschaftlichen Fakultät, Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftlern der HHU, dem Prorektor für Studienqualität und Personalmanagement (Leitung), dem CIO der HHU und einem eigens beauftragten Change-Manager zusammengesetzt. Die Direktorin der ULB, Dr. Irmgard Siebert, nimmt mit beratender Stimme teil.
Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der ULB sowie die zuständigen Gremien wurden kontinuierlich informiert und beteiligt. So sind die Personalräte rechtzeitig über die Änderungen informiert worden und Arbeitsergebnisse zu Themenfeldern, wie beispielsweise Erwerb/Benutzung, Strukturen/Prozesse und Mittelverwendung/Mittelverteilung wurden sowohl dem Rektorat als auch den Dekanen aller Fakultäten präsentiert. Sie fanden breite Zustimmung. Des Weiteren sind die Ergebnisse der Struktur-AG im Rahmen von zwei Personalversammlungen, die von nahezu sämtlichen Beschäftigten der ULB besucht wurden, vorgestellt und offen diskutiert worden. Die Empfehlungen der Struktur-AG werden von den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der ULB nachdrücklich unterstützt.
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